¿Quieres crear un equipo capaz de todo?

Tras ver ofertas de trabajo de infojobs, parece que miles de empresas no saben ofrecer una oferta real, y quieren una persona que lo domine “todo”. Es una de las razones, por las que la relación, no acaba bien. ¿Quieres evitarlo? Te doy unos consejos.

Analiza tú situación.

Puede que quieras contratar a alguien, pero, ¿realmente sabes lo que necesitas? Puede parecer obvio, pero si quieres una persona que haga bien su trabajo primero debes saber cuál será su trabajo.

Normalmente, decidimos contratar cuando nos sentimos desbordados de trabajo. En ese momento te asalta la duda de las tareas que vas a delegar en esa persona. Y aunque sería genial, la persona que contrataremos no nos va a solucionar esa pregunta.

Pues lo primero que necesitas es descubrir las tareas que realizará esta persona, las funciones que desempeñará, como lo hará valer y cómo quieres que lo lleve a cabo.

¿Cómo descubrir las tareas más importantes?

Elabora una lista con todas las tareas del día. Cuando digo todas, son TODAS.

Seguidamente, ordena según la importancia que das a cada una de esas tareas. Puedes utilizar el sistema que mejor te convenga para clasificarlas.

Ahora que tienes la lista clasificada, sabrás en que inviertes el tiempo, puede que tengas una imágen de nuevas facetas de tu negocio y te enseñará a priorizar las tareas, orientándolo a objetivos.

Haz un PNT.

En las industrias es muy conocido indicar el “Proceso Normalizado de Trabajo” o PNT, para estandarizar como se deben realizar las tareas.

Debes esquematizar, parecido a una receta de cocina, cada uno de los pasos para conseguir el objetivo.

Este documento debe ser:

  • Fácil de leer y entender.
  • Preciso y breve.
  • Actualizado.

Requiere de planificación, y un esfuerzo que quizás no estás acostumbrado, pero vas a notar beneficios muy rápidamente.

Además, podrás asegurar que el nuevo empleado ejecutará las tareas como esperas. Evitando la incertidumbre, con el fin de aumentar la productividad y la calidad del trabajo.

Piensa que para “nosotros” puede ser muy sencillo saberlo de memoria, pero alguien nuevo puede tener otras costumbres de trabajo. Para evitar esos choques, es necesario este documento.

Si el nuevo colaborador, tiene otros conocimientos, se puede poner en duda el PNT para mejorar el sistema. Es una manera de trabajar en equipo, con la máxima eficacia.

Aprende a delegar.

Ahora que ya tienes claro tus tareas, y tienes los procedimientos escritos, es hora de delegar.

¿Qué delego yo? Aquello que no sea de mi especializadad:

  • Temas especializados: gestoría, hacienda…
  • Tareas sin importancia.

¿Cómo puedes hacer la selección de la persona que colaborará contigo?

  • Mediante filtros de selección para identificar el talento.
  • Entrevistas detalladas y específicas.
  • Pide referencias, y haz que te demuestren su valía para el puesto.
  • Ten en cuenta el “clima laboral” y si encajará.

Una mala contratación, puede salir muy cara. Para mí, lo más importante es tener un equipo que funcione engranado.

¿Cuándo es buen momento para ampliar el equipo?

Siempre que creas oportuno. En mi caso, me pregunto:

  • ¿Tengo ingresos suficientes para contratar?
  • ¿Necesito a alguien en el futuro y de manera fija para esa tarea?
  • ¿Sé lo que voy a pedir y cómo quiero que lo haga?

Si respondes las tres de manera afirmativa, es posible que sea un buen momento.

Abaratar costes.

Hay profesionales autónomos y empresas, que trabajan para varias empresas. De esta manera puedes elegir cosas concretas sin una larga carga ecónomica.

Asistente administrativo virtual.

Es algo así como un secretario de empresa, algo así como tu mano derecha. Se dedica a la gestión administrativa, creación de BBDD, programar la agenda, transcripción, buscar información, facturas, gestión de eventos…

Dependiendo de tu negocio, puede ser muy poderoso.

Asistente de marketing virtual.

Puede servir de auxiliar para todas aquellas tareas que requieren tiempo: gestionar campañas de publicidad, diseños, redacciones, community manager, experto SEO/SEM…

Es posible que puedas contratar a personas especializadas para cada una de las áreas correspondientes, solo en el momento para preparar la campaña.

Project manager.

Si tienes varios proyectos a la vez, es posible delegar a alguien para que gestione el resto del equipo. Algo así como un gerente.

Si contratas a varias personas para que realicen tareas concretas, puede coordinar y hacer el seguimiento.

¿Cómo gestionar el equipo?

Cómo he dicho, el clima laboral es una parte fundamental. No basta tener a las personas más preparadas, si juntos no funcionan bien. Esto lo aprendí al colaborar con Gina Aran.

Es muy importante el orden. Nada puede quedar al azar. Nadie entiende la forma de pensar de los demás, por muy “lógica” que sea. Si no está todo claro, el caos se apoderará del equipo y todo se irá al traste.

En la actualidad, es muy efectivo tener líderes en cada uno de los departamentos que tomen la iniciativa/decisiones por tí. No está de más indicar que estás personas deben tener muy clara tu visión y la del negocio para compartir en ellos esa responsabilidad.

En ocasiones estás personas, puede no hacer exactamente lo que tu harías, pero conseguirán llevar a los objetivos que tienen la empresa marcada, dejándoles la plena decisión de las acciones.

Este sistema permite motivar al equipo, y hacer que tomen iniciativas mientras tu te dedicas a tareas de estrategias globales para crecer la empresa.

Último consejo.

La teoría es muy bonita, pero el hábito hace al monje. Con esto quiero decir que hasta que no te pongas manos a ello y vayas aprendiendo con la experiencia, solo será eso: teoría.

Si tienes dudas o quieres comentar algo, soy todo oídos en los comentarios.

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